 Hoje temos no Brasil bem mais pessoas viajando a trabalho, precisam visitar clientes, precisam assistir àquela reunião... Temos ainda as empresas que tentam 'modernizar' passando para o telefone na teleconferência. Porém, nada mais fácil e prático hoje em dia é ter uma reunião pela web. Como???
O mundo dos negócios de hoje exige um dinamismo extremo. Precisamos falar no mesmo dia com pessoas de vários países. E para aumentar a dificuldade, não temos o luxo de resolvermos todos os assuntos somente com a conversa, temos que passar mais informações, arquivos, textos, documentos, vídeos...
Porém, multinacionais estão descobrindo cada vez mais a facilidade e eficácia de ter uma reunião online. Podemos ao mesmo tempo conversar e trocar informações com pessoas do mundo inteiro. O Skype (agora comprada pela empresa Americana eBay) veio para revolucionar a tecnologia chamada VoIP. O que é isso?? 'Voice over IP' é simplesmente a tecnologia que transmite a sua voz ao vivo pela internet. Conversas de Skype para Skype não tem custo. Você pode conversar quanto quiser com quem quiser (e até deixar ligado o tempo todo para ver se algum estranho da Índia liga para você...). O Skype, e outros programas VoIP dão também a possibilidade da pessoa ligar do seu computador para qualquer telefone do mundo!!! O custo, mínimo comparando-se com as tarifas telefônicas. Nos últimos meses o Skype também nos deu a possibilidade de usar vídeo com a conversa. Sabe aqueles filmes futuristas onde a pessoa vê e fala com a outra do outro lado do mundo? Isso agora qualquer um faz (chegando em breve aos celulares brasileiros com a tecnologia 3G). Mas isso tudo ainda não resolveu o nosso problema. Ainda temos aquele possível cliente da China que precisamos conversar com ele, mostrar o produto, os benefícios, responder a qualquer outra dúvida e fazer tudo isso com todos os recursos de powerpoint e outros programas de apresentação... Para resolver esta necessidade, temos um incrível número de empresas especializadas em facilitar este tipo de reunião. Eu hoje posso apresentar todas as informações para meu cliente em tempo real conversando com ele no outro lado do mundo. A Microsoft nos deu com o Windows o programa NetMeeting, mas ele foi muito pouco utilizado. Temos agora vários sites especializados neste serviço. A reunião online geralmente tem um moderador que é a pessoa que convida todos para a reunião e que irá gerenciá-la. O moderador irá, antes da reunião, coloca todos os arquivos necessários neste site (powerpoint, excel, word, etc.), irá enviar o convite para todos os participante e no momento da reunião irá controlar os recursos disponíveis (microfone, texto, setas, e mais dependento do site utilizado). Todos os documentos irão ser exibidos no centro da tela, espaço chamado de whiteboard. Aqui o moderador coloca o arquivo que quiser apresentar e ainda escreve, desenha ou cria figuras / fluxogramas em cima do texto para fazer anotações necessárias. Dependendo do site, também há a possibildade de gravação de toda a reunião para depois ser transcrita e arquivada. No momento há vários sites que disponibilizam este serviço, os que eu conheço são: WebEx (acredito que seja a maior), Vyew e a GoToMeeting. Porém, há ainda serviços grátis como o Yugma e até o opensource Dimdim. Estes últimos como os de outras empresas que são grátis, possuem recursos mais limitados como um grupo menor de participantes em cada reunião. A qualidade de voz, vídeo e sincronia de arquivos depende de sua conexão. Geralmente se você consegue utilizar voz com e vídeo com programas tipo o skype estas reuniões também serão possíveis. A única coisa ruim é a falta de motivos agora para o seu chefe lhe mandar viajar...
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